Mange mellemledere i virksomheder, skoleledere og trænere i foreningslivet har oplevet at skulle stå for at transportere en større gruppe af mennesker med bus. Ofte tager man de tilbud, der ligger tilgængelige og er lettest at få øje på, som ofte er det første der kommer op i googles søgeresultater, men det er dog langt fra den bedste løsning, når du skal bestille og planlægge busture i Århus og Skanderborg, eller når du blot skal rejse, på oplevelsestur og besøge fjerne destinationer rundt omkring i landet til de billigste penge. Derfor har vi lavet denne guide, der italesætter hvilke forbehold der skal tages, når du skal vælge den rette transportform.
Undersøg dit behov for kapacitet og fleksibilitet
I den offentlige sektor bestiller institutionslederne oftest rejser og transportering hos de busselskaber og leverandører som det offentlige har indgået SKI-aftaler med. Derudover er der mange fritidshjem og efterskoler som bestiller deres bustur hos de lokale leverandører for at støtte lokalsamfundet. Sidst men ikke mindst er der de private husholdninger og erhverv som ved formelle anledninger og begivenheder, eksemplificeret ved brylupper, konfirmationer, teambuilding aktiviteter og konferencer, ofte er på bar bund i jagten på at finde den rette transportløsning. Fælles for ovennævnte er at man ofte ikke tager sig den fornødne tid i sin research fase, og derfor ofte går med det første tilbud, der virker lukrativt. Men før man som ansvarlig overhovedet starter med at samle tilbud ind, er det en god ide at gøre sig overvejelser omkring hvilke faciliteter og standarder din bus skal have for at opfylde dine og dine medrejsendes behov. Skal det være en såkaldt VIP minibus med minibar, læderinteriør og god plads mellem sæderne, eller skal du blot leje en bus med chauffør i Århus til skanderborg? Udover at tilrettelægge efter, hvem dine medrejsende er på busturen og hvilken anledning bussen skal bruges til, er dette også vigtigt gøre sig klart, hvor mange pladser bussen skal have plads til, da det har en stor inflydelse på prisen pr. medrejsende. Naturligvis fordi det er bussen du betaler for og ikke nødvendigvis, hvor mange personer du har med i bussen.
Planlæg din bustur med rette
En del af det at have ansvaret for planlægning af transporten for en gruppe af mennesker, er de regler og rammer som vedrører buschaufførernes lovpligtige pauser og dage hvor det vil koste dig ekstraordinært meget at leje bussen. Dette er specielt et forhold du skal tage højde for, hvis du skal leje en bus mere end et døgn. Af sikkermæssige årsager er der stramme krav til chauffør hvor lang tid de må køre af gangen inden de skal holde pauser, derfor er det essentielt at du sætter dine leverandører ind i den nærmere tilrettelæggelse af, hvilke krav du har til dem. Hvis der er tale om leje af bus til en længere bustur til Århus, Skanderborg eller Kolding, så er der stor sandsynlighed for at de gør krav på at sætte en ekstra buschauffør med på turen, så de skiftevis køre bussen. Dette vil naturligvis koste dig dyrt i sidst ende. Alternativet er at planlægge turen med pauser, så dette tilrettelægges i forhold til tiden og ruten. Endvidere er der specielle dage hvor busselskabet tager ekstra for at køre. Dette er oftest gældende for kørsel i myldretiden, om natten og i weekenderne, hvor du godt kan risikere at din leverandør, tager et ekstra gebyr.
